Должностная инструкция секретаря в ДОУ

1.1. На должность секретаря в ДОУ может быть принято лицо, которое соответствует требованиям профессионального стандарта «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015 г.

1.2. Секретарь в ДОУ должен иметь высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет.

1.3. Особыми условиями допуска к работе являются:

• прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, а также внеочередных медицинских осмотров  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
• наличие личной медицинской книжки с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• отсутствие ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних,  установленных статьей 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.4. Секретаря назначает и освобождает от занимаемой должности заведующий ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

1.5. Секретарь относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным  образовательным учреждением.

1.6. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника дошкольного образовательного учреждения. Временное исполнение обязанностей в данном случае осуществляется согласно приказу заведующего ДОУ.

1.7. Секретарь должен знать:

• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы, определяющие порядок документационного обеспечения в ДОУ;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав ДОУ и его подразделений;
• деловые телефонные контакты;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• правила делового общения и делового этикета;
• правила организации приема посетителей в ДОУ;
• структуру ДОУ и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел;
• схемы документооборота;
• основы документной лингвистики;
• правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов, протоколов);
• правила подписания и утверждения документов;
• формы контроля и сроки исполнения документов в ДОУ;
• требования защиты конфиденциальной информации;
• состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
• правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой и веб-браузерами;
• гигиенические нормативы по устройству, содержанию и режиму работы организаций воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи;
• нормы охраны труда, правила пожарной безопасности и требования антитеррористической защищенности.

1.8. Секретарь должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов ДОУ;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь заведующему ДОУ в распределении его рабочего времени;
• осуществлять контроль исполнения поручений заведующего ДОУ сотрудниками;
• составлять и оформлять организационные и методические документы;
• редактировать тексты служебных документов;
• обеспечивать сохранность документов ДОУ;
• вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов;
• использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности ДОУ;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри ДОУ;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия;
• документировать этапы подготовки и проведения совещаний;
• пользоваться системами электронного документооборота, текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, веб-браузером;
• оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
• контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров и средств гигиены.

1.9. Секретарь систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности.

1.10. Секретарь в ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать требования антитеррористической защищенности, пути эвакуации, при угрозе совершения или совершении террористического акта, иной кризисной ситуации, выполнять нормы антикризисного плана действий в чрезвычайной ситуации, распоряжения заведующего и ответственных за пожарную безопасность, антитеррористическую защищенность.

2.1. Секретарь в ДОУ в рамках трудовой функции «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации» осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1.1. согласовывает с заведующим ДОУ время планируемых действий;
2.1.2. информирует заведующего ДОУ о приближении времени намеченных мероприятий;
2.1.3. согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия;
2.1.4. устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
2.1.5. распределяет рабочее время и контролирует выполнение типичных ежедневных дел;
2.1.6. ведет базу деловых телефонных контактов;
2.1.7. оказывает помощь заведующему ДОУ при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
2.1.8. осуществляет подготовку и проведение конферентных мероприятий;
2.1.9. выполняет документальное оформление решений заведующего ДОУ;
2.1.10. доводит до сведения работников распоряжения заведующего ДОУ;
2.1.11. проводит проверку исполнения поручений заведующего ДОУ в установленный срок;
2.1.12. фиксирует исполнение поручений;
2.1.13. обеспечивает рабочее место заведующего ДОУ необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями;
2.1.14. обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
2.1.15. занимается разработкой локальных нормативных актов (положений, инструкций, протоколов);
2.1.16. составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2.1.17. печатает документы и материалы на бумажные носители;
2.1.18. размножает служебные документы;
2.1.19. осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих документов;
2.1.20. оповещает сотрудников о предстоящих мероприятиях и вызывает их по поручению заведующего ДОУ;
2.1.21. знакомит сотрудников под подпись с соответствующими документами;
2.1.22. информирует заведующего ДОУ об обращениях родителей (законных представителей) воспитанников;
2.1.23. устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей.
2.2. Секретарь строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.3. Секретарь проходит предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (при приеме на работу и далее с периодичностью не реже 1 раза в 2 года), вакцинацию в соответствии с национальным календарем профилактических прививок и национальным календарем прививок по эпидемиологическим показаниям.

2.4. Секретарь в ДОУ выполняет все требования настоящей должностной инструкции, правила по охране труда, пожарной безопасности  и антитеррористической защищенности в детском саду.

Секретарь имеет полное право:

3.1. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.2. На защиту своей чести, достоинства и деловой репутации.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, секретарь может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете заведующего ДОУ.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил секретарь может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5.1. Секретарь выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с заведующим ДОУ.

5.3. Получает от заведующего ДОУ информацию нормативно-правового характера.

5.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками детского сада, информирует их о решениях заведующего ДОУ, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.

5.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.

5.6. Сообщает заведующему ДОУ и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.

5.7. Информирует заведующего ДОУ о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.

5.8. Информирует заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) о недостаче в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники.

6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

• при изменении должностных прав и обязанностей;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.4.  Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.